Un bureau est un espace dédié au travail qui doit être fonctionnel et organisé pour permettre de travailler de façon optimale.
Un bureau mal organisé est souvent une source de déconcentration et de stress que l’on subit souvent à son insu. Résultat, on n’est pas assez productif et on tourne parfois en rond sur des tâches qui pourraient être terminées depuis bien longtemps.
Une solution simple existe à cela et préviendra au mieux toutes formes de procrastination. Cette solution, c’est une nouvelle organisation et un rangement optimisé.
Voici comment retrouver une complète motivation en optant pour une meilleure organisation de son bureau, une solution valable aussi bien en entreprise que chez soi.
Étape 1 : commencer par un peu de ménage
Comme dans toute opération de réorganisation, la première étape consiste à débarrasser/trier/jeter. Tous les éléments qui traînent et gravitent autour de la zone de travail, alors qu’ils ne sont en réalité pas nécessaires, peuvent être éliminés.
Afin d’être efficace et performant dans cette tâche de tri et de nettoyage, il est conseillé de procéder en créant trois tas :
- Un tas pour les objets utiles, mais qui ne s’utilisent pas forcément au quotidien comme : les dossiers, stocks de papier, etc.
- Une pile pour les objets que l’on utilise à peu près tous les jours et qui doivent être à portée de main (post-it, stylo, carnet de notes et agenda, etc.).
- Une pile pour les objets inutiles ou à jeter (de vielles enveloppes, des post-it avec des notes obsolètes, un vieux gobelet de café, des stylos qui ne fonctionnent plus, etc.).
Bien entendu, le matériel informatique, lui, ne bouge pas. Une fois que le bureau est bien dégagé, on peut alors en profiter pour le dépoussiérer et l’essuyer avec un chiffon humide, afin de lui donner un bon coup de propre.
Étape 2 : organiser les papiers
Lorsque qu’un bureau est encombré, c’est très souvent à cause de nombreux papiers et documents administratifs que l’on a laissé s’accumuler avec le temps.
Lorsque c’est le cas, il est important d’accorder le temps nécessaire à cette étape, afin de pouvoir y voir plus clair dans cet espace. Pour ce faire, il est possible de procéder en créant quatre piles :
- Une pile pour les documents « à lire », pour le courrier non ouvert, notamment.
- Une pile pour les documents « à traiter », pour les paiements de factures, par exemple.
- Une dernière pile pour les documents « à archiver », pour tous les documents qui doivent être conservés comme les factures de téléphone et d’énergie, les documents officiels, les amendes, les factures de garanties, etc.
- Enfin, une dernière pile pour les documents « à jeter », comme les publicités, les courriers d’information, etc.
Une fois tous les documents organisés, il sera possible de les organiser dans des boîtes nominatives, des classeurs, ou des corbeilles à compartiment.
Étape 3 : réorganiser l’espace de travail
Une fois l’espace de travail dégagé, la troisième étape consiste à l’optimiser en installant des modules de rangement complémentaires. Cela est d’autant plus intéressant si le bureau ne dispose pas de rangements intégrés.
Il sera ainsi possible de ranger toutes sortes de choses, et surtout, de les avoir à proximité en cas de besoin. Voici pour cela les différentes options envisageables :
- Des étagères murales
- Une armoire de rangement
- Un caisson mobile à roulette
- …
Étape 4 : choisir les bons accessoires
Choisir les bons accessoires est essentiel pour compléter un espace bureau et le rendre parfaitement ergonomique et fonctionnel.
Voici les accessoires sur lesquels on ne peut pas faire l’impasse si l’on veut correctement organiser un espace de travail :
Un fauteuil ergonomique
Afin de travailler de façon optimale, un fauteuil ergonomique est une véritable nécessité. Celui-ci permettra d’éviter les troubles musculo-squelettiques qui sont aujourd’hui devenu un véritable problème pour les individus qui travaillent majoritairement assis devant un bureau.
Investir dans un bon fauteuil est un enjeu de santé qui permettra d’éviter le mal de dos notamment.
Un bon éclairage
L’éclairage est très important pour bien travailler. Il permet d’y voir clair et améliore la productivité. Une bonne lumière naturelle est indispensable, mais il est tout à fait conseillé de la compléter à chaque fois que besoin est par une lampe de bureau notamment.
Des lunettes anti lumière bleue
Afin de protéger ses yeux des effets nocifs de la lumière bleue des écrans, il est vivement conseillé de porter des lunettes antireflets pendant les heures de travail devant l’ordinateur.
Une poubelle
Une poubelle, une corbeille, ou un destructeur de papier, est un accessoire indispensable dans n’importe quel bureau. Pas question de jeter les papiers discrètement sous son bureau, une poubelle est un achat indispensable dans n’importe quel espace de travail.
Les indispensables stylos et carnets
Un espace de travail ergonomique inclut forcément un ensemble composé d’un carnet de notes et de quelques stylos minutieusement sélectionnés.
Même à l’ère du numérique, pouvoir poser ses idées ainsi que quelques notes sur un carnet est toujours d’une grande aide.
Quelques objets de déco
Afin de créer un espace bureau qui vous ressemble, il est important d’y placer quelques accessoires de décoration. Comme il s’agit avant tout d’un espace de travail, il faudra privilégier de petits objets comme un cadre photo, une petite plante, etc.
Étape 5 : terminer en organisant toute la partie informatique
Aujourd’hui, l’organisation d’un espace bureau avec PC passe forcément par l’organisation interne de l’ordinateur, afin que le travail soit complet.
Voici quelques astuces qui permettent d’organiser facilement son ordinateur :
- Organiser et nettoyer le bureau de l’ordinateur en supprimant le maximum d’icônes inutiles et en classant tous les fichiers sans dossier. Cela permettra de débuter une session de travail en arrivant sur un écran clair et organisé.
- Créer des dossiers par thèmes et y classer tous ses fichiers.
- Faire un grand nettoyage de tous les fichiers inutiles.
- Effectuer une sauvegarde sur un disque dur externe des fichiers les plus importants.
- Terminer en vidant la corbeille.
Et voici comment organiser son bureau de façon tout à fait optimale !
