Una oficina es un espacio dedicado al trabajo, que debe ser funcional y estar organizado para poder trabajar lo mejor posible.
Una oficina mal organizada suele ser una fuente de distracciones y estrés, que a menudo sufrimos sin darnos cuenta. Como resultado, no somos lo suficientemente productivos y a veces damos vueltas en círculos sobre tareas que podríamos haber terminado hace mucho tiempo.
Hay una solución sencilla para esto y ayudará a prevenir todas las formas de procrastinación. Esta solución es una nueva forma de organizarse y poner orden.
A continuación te explicamos cómo recuperar toda la motivación optando por una mejor organización en la oficina, una solución que funciona igual de bien en el lugar de trabajo que en casa.
Paso 1: empezar por ordenar
Como en cualquier reorganización, el primer paso es despejar/ordenar/desechar. Hay que eliminar todos los objetos que están tirados por la zona de trabajo cuando en realidad no se necesitan.
Para ser eficiente y eficaz en esta tarea de clasificación y limpieza, es aconsejable crear tres montones:
- Una pila para los objetos que son útiles pero que no necesariamente se utilizan a diario, como archivos, reservas de papel, etc.
- Una pila para los objetos que se utilizan casi a diario y que deben estar al alcance de la mano (post-it, bolígrafos, cuadernos y agendas, etc.).
- Una pila para los objetos inútiles o que hay que tirar (sobres viejos, post-its con notas obsoletas, una taza de café vieja, bolígrafos que ya no funcionan, etc.).
Por supuesto, el equipo informático se queda en su sitio. Una vez despejado el escritorio, puedes aprovechar para quitarle el polvo y pasarle un paño húmedo para darle una buena limpieza.
Paso 2: Organiza tus papeles
Cuando una oficina está desordenada, a menudo se debe a los numerosos papeles y documentos administrativos que se han ido acumulando con el tiempo.
Cuando esto ocurre, es importante tomarse el tiempo necesario para hacerlo, a fin de tener una visión más clara del espacio. Para ello, puedes crear cuatro pilas:
- Una pila para los documentos «por leer», como el correo sin abrir.
- Una pila para documentos «por procesar», por ejemplo pagos de facturas.
- Una última pila para documentos «a archivar», para todos los documentos que hay que conservar, como facturas de teléfono y energía, documentos oficiales, multas, facturas de garantía, etc.
- Por último, hay una pila para los documentos que hay que tirar, como anuncios, cartas informativas, etc.
Una vez organizados todos los documentos, puedes colocarlos en cajas con nombre, archivadores o papeleras con compartimentos.
Paso 3: Reorganizar el espacio de trabajo
Una vez despejado el espacio de trabajo, el tercer paso consiste en optimizarlo instalando módulos de almacenamiento adicionales. Esto es especialmente útil si el escritorio no dispone de almacenamiento integrado.
De este modo, podrás guardar todo tipo de cosas y, sobre todo, tenerlas a mano cuando las necesites . Aquí tienes las distintas opciones disponibles:
- Estanterías murales
- Un armario
- Un pedestal móvil con ruedas
- …
Etapa 4: Elegir los accesorios adecuados
Elegir los accesorios adecuados es esencial para completar un espacio de oficina y hacerlo perfectamente ergonómico y funcional.
He aquí los accesorios que necesita para organizar correctamente su espacio de trabajo:
Una silla ergonómica
Si quiere trabajar lo mejor posible, necesita una silla ergonómica. Le ayudará a prevenir los trastornos musculoesqueléticos, que se han convertido en un verdadero problema para las personas que trabajan la mayor parte del tiempo sentadas frente a un escritorio.
Invertir en una buena silla es una cuestión de salud que ayudará a prevenir el dolor de espalda en particular.
Buena iluminación
La iluminación es muy importante para trabajar bien. Permite ver con claridad y mejora la productividad. Una buena luz natural es esencial, pero es buena idea complementarla con una lámpara de escritorio siempre que sea necesario.
Gafas anti luz azul
Para proteger tus ojos de los efectos nocivos de la luz azul de las pantallas, te aconsejamos encarecidamente que utilices gafas antirreflejos cuando trabajes con el ordenador.
Una papelera
Una papelera, una papelera o una trituradora de papel son accesorios indispensables en cualquier oficina. No es cuestión de tirar papeles discretamente debajo del escritorio, una papelera es una compra esencial para cualquier espacio de trabajo.
Bolígrafos y cuadernos imprescindibles
Un espacio de trabajo ergonómico incluye inevitablemente un juego de bolígrafos y cuadernos cuidadosamente seleccionados.
Incluso en la era digital, poder plasmar tus ideas y algunas notas en un cuaderno siempre es de gran ayuda.
Algunos objetos decorativos
Para crear un espacio de oficina que refleje tu personalidad, es importante añadir algunos accesorios decorativos. Como se trata principalmente de un espacio de trabajo, tendrás que centrarte en objetos pequeños como un marco de fotos, una pequeña planta, etc.
Paso 5: Termine organizando la zona del ordenador
Hoy en día, organizar un espacio de oficina con PC pasa inevitablemente por organizar el ordenador internamente, para que todo tu trabajo esté completo.
Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a organizar tu ordenador fácilmente:
- Organiza y limpia el escritorio eliminando el mayor número posible de iconos innecesarios y archivando todos los archivos sin carpetas. Esto te permitirá empezar tu sesión de trabajo con una pantalla despejada y organizada.
- Crea carpetas por temas y organiza en ellas todos tus archivos.
- Limpia todos los archivos innecesarios.
- Haz una copia de seguridad de los archivos más importantes en un disco duro externo.
- Termina vaciando la papelera de reciclaje.
Y así es como puedes organizar tu escritorio de la mejor manera posible.
