Ein Büro ist ein für die Arbeit vorgesehener Raum, der funktional und organisiert sein muss, damit Sie optimal arbeiten können.
Ein schlecht organisiertes Büro ist oft eine Quelle von Unkonzentriertheit und Stress, den man oft unwissentlich erleidet. Das Ergebnis ist, dass man nicht produktiv genug ist und sich manchmal bei Aufgaben im Kreis dreht, die schon längst erledigt sein könnten.
Hierfür gibt es eine einfache Lösung, die alle Formen der Prokrastination am besten verhindert. Diese Lösung ist eine neue Organisation und eine optimierte Ablage.
Hier erfahren Sie, wie Sie durch eine bessere Organisation Ihres Büros wieder voll motiviert sein können – eine Lösung, die sich sowohl für Unternehmen als auch für zu Hause eignet.
Schritt 1: Mit dem Aufräumen beginnen
Wie bei jeder Neuorganisation besteht der erste Schritt darin, aufzuräumen, zu sortieren und wegzuwerfen. Alle Dinge, die herumliegen und um den Arbeitsbereich kreisen, obwohl sie eigentlich nicht benötigt werden, können entsorgt werden.
Um bei dieser Aufgabe des Sortierens und Aufräumens effizient und erfolgreich zu sein, empfiehlt es sich, drei Haufen zu bilden:
- Ein Stapel für Gegenstände, die nützlich sind, aber nicht unbedingt täglich benutzt werden, wie z. B.: Akten, Papiervorräte etc.
- Einen Stapel für Gegenstände, die man so gut wie jeden Tag benutzt und die griffbereit sein sollten (Post-it, Kugelschreiber, Notizbuch und Terminkalender usw.).
- Ein Stapel für Gegenstände, die Sie nicht brauchen oder wegwerfen möchten (alte Briefumschläge, Post-its mit veralteten Notizen, ein alter Kaffeebecher, Stifte, die nicht mehr funktionieren usw.).
Die Computerhardware bleibt natürlich stehen. Sobald der Schreibtisch aufgeräumt ist, können Sie ihn abstauben und mit einem feuchten Tuch abwischen, um ihm einen sauberen Anstrich zu verleihen.
Schritt 2: Papier organisieren
Wenn ein Büro überfüllt ist, liegt das oft an den vielen Papieren und Verwaltungsdokumenten, die sich im Laufe der Zeit angesammelt haben.
Wenn dies der Fall ist, ist es wichtig, diesem Schritt die nötige Zeit zu widmen, damit Sie in diesem Raum den Überblick behalten. Dazu können Sie so vorgehen, dass Sie vier Stapel bilden:
- Ein Stapel für „zu lesende“ Dokumente, z. B. für ungeöffnete Post.
- Ein Stapel für „zu bearbeitende“ Dokumente, z. B. für die Bezahlung von Rechnungen.
- Ein letzter Stapel für „zu archivierende“ Dokumente, für alle Dokumente, die aufbewahrt werden müssen, wie Telefon- und Energierechnungen, amtliche Dokumente, Bußgeldbescheide, Rechnungen für Garantien etc.
- Schließlich ein letzter Stapel für „wegzuwerfende“ Dokumente wie Werbung, Informationsschreiben etc.
Wenn Sie alle Dokumente organisiert haben, können Sie sie in mit Namen versehenen Boxen, Ordnern oder Fächerkörben organisieren.
Schritt 3: Den Arbeitsbereich neu organisieren.
Sobald der Arbeitsbereich freigeräumt ist, besteht der dritte Schritt darin, ihn durch das Aufstellen zusätzlicher Aufbewahrungsmodule zu optimieren. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn der Schreibtisch nicht über integrierte Ablagemöglichkeiten verfügt.
So können Sie alle möglichen Dinge aufbewahren und haben sie vor allem immer in der Nähe, wenn Sie sie brauchen. Hier sind die verschiedenen Möglichkeiten, die Sie in Betracht ziehen können:
- Wandregale
- Ein Aufbewahrungsschrank
- Ein mobiler Container mit Rollen
- …
Schritt 4: Wählen Sie das richtige Zubehör
Die Wahl des richtigen Zubehörs ist entscheidend, um einen Bürobereich zu vervollständigen und ihn ergonomisch und funktional perfekt zu gestalten.
Hier sind die Accessoires, auf die man nicht verzichten kann, wenn man einen Arbeitsplatz richtig organisieren möchte:
Ein ergonomischer Stuhl
Um optimal arbeiten zu können, ist ein ergonomischer Stuhl eine echte Notwendigkeit. Dadurch lassen sich Muskel-Skelett-Erkrankungen vermeiden, die für Menschen, die überwiegend sitzend am Schreibtisch arbeiten, zu einem echten Problem geworden sind.
Die Investition in einen guten Stuhl ist eine Frage der Gesundheit und hilft, Rückenschmerzen zu vermeiden.
Eine gute Beleuchtung
Die Beleuchtung ist für eine gute Arbeit sehr wichtig. Sie sorgt für einen klaren Blick und steigert die Produktivität. Ein gutes natürliches Licht ist unerlässlich, aber es ist durchaus ratsam, es bei Bedarf durch eine Schreibtischlampe zu ergänzen.
Eine Brille gegen blaues Licht
Um die Augen vor den schädlichen Auswirkungen des blauen Lichts von Bildschirmen zu schützen, ist es sehr empfehlenswert, während der Arbeitszeit am Computer eine entspiegelte Brille zu tragen.
Ein Mülleimer
Ein Mülleimer, Papierkorb oder Aktenvernichter ist ein unverzichtbares Accessoire in jedem Büro. Keine Frage, dass Sie Papier unauffällig unter Ihrem Schreibtisch entsorgen, ein Mülleimer ist eine unverzichtbare Anschaffung in jedem Arbeitsbereich.
Unverzichtbare Stifte und Notizbücher
Zu einem ergonomischen Arbeitsplatz gehört auch ein Notizbuch und ein paar sorgfältig ausgewählte Stifte.
Auch im digitalen Zeitalter ist es immer noch eine große Hilfe, wenn man seine Ideen und Notizen in einem Notizbuch festhalten kann.
Einige Dekorationsgegenstände
Um Ihren Schreibtisch so zu gestalten, wie Sie ihn sich wünschen, ist es wichtig, dass Sie einige Dekorationsgegenstände aufstellen. Da es sich in erster Linie um einen Arbeitsbereich handelt, sollten Sie kleine Gegenstände wie einen Fotorahmen, eine kleine Pflanze usw. bevorzugen.
Schritt 5: Abschließend den gesamten Computerbereich organisieren.
Die Organisation eines Büroraums mit PC führt heutzutage zwangsläufig über die interne Organisation des Computers, damit die Arbeit vollständig erledigt werden kann.
Hier sind einige Tipps, mit denen Sie Ihren Computer leicht organisieren können :
- Organisieren und reinigen Sie den Desktop des Computers, indem Sie so viele unnötige Symbole wie möglich entfernen und alle Dateien ohne Ordner ablegen. Dadurch wird es möglich, eine Arbeitssitzung mit einem übersichtlichen und organisierten Bildschirm zu beginnen.
- Erstellen Sie Ordner nach Themen und ordnen Sie alle Ihre Dateien darin ein.
- Führen Sie eine große Bereinigung aller nicht benötigten Dateien durch.
- Erstellen Sie eine Sicherungskopie der wichtigsten Dateien auf einer externen Festplatte.
- Leeren Sie zum Schluss den Papierkorb.
Und so organisieren Sie Ihren Schreibtisch ganz optimal!
