Les papiers s’accumulent et vous ne savez plus quoi faire ? Pas de panique, grâce à ce guide complet, vous allez pouvoir remédier à la situation, trier vos papiers, les ranger et devenir un véritable pro de l’organisation.
Il existe en effet quelques astuces simples pour réussir à organiser ses papiers qu’il s’agisse de factures, de reçus, d’attestations, etc.
Dans tous les cas, il n’y a pas d’inquiétude à avoir, vous n’êtes pas la seule personne à avoir des années et des années d’archives en désordre dans vos placards, ou encore, plusieurs lettres encore fermées qui traînent un peu partout dans la maison.
Avec un peu de volonté, de patience, et de bonnes astuces, il est tout à fait possible de retrouver la sérénité et de ranger ses papiers une bonne fois pour toute.
Vous êtes prêts ? Alors, c’est parti !
Trier et ranger ses papiers, c’est possible !
Avant toute chose, il est important de savoir que lorsqu’on décide de trier et de ranger ses papiers, il est nécessaire de le faire à tête reposée et de prévoir d’y consacrer plusieurs heures. L’objectif est de réussir à tout faire en une seule fois.
À présent, il est possible de passer à l’action. Pour cela, il va falloir faire preuve de rigueur, d’organisation, et procéder en plusieurs étapes.
Étape 1 : rassembler tous les papiers à trier au même endroit.
Regrouper tous les papiers à trier est une nécessité. Fini le temps où des tas de papiers et d’enveloppes traînaient aux quatre coins de la maison, à présent ils sont tous là et prêts à être triés. Afin de ne pas perdre de temps, il est nécessaire de faire le tour de la maison et de bien vérifier que plus rien ne traîne, ni dans les tiroirs, ni sur le comptoir de la cuisine, ni nulle part ailleurs.
À ce stade, il est d’ores et déjà possible d’effectuer un premier tri en séparant bien les papiers administratifs des papiers de type cartes postales, dessins d’enfant, souvenirs, etc. Qui sont à placer dans une boîte à souvenir à mettre de côté.
Ce qui nous intéresse pour le moment, ce sont les papiers administratifs uniquement.
Étape 2 : trier les papiers « à garder » et « à jeter »
Cette seconde étape est le moment de prendre connaissance de chaque papier un par un, afin de déterminer s’il faut ou non le conserver.
Lors de cette étape, il ne faut pas hésiter à jeter les papiers dits inutiles tels que : les factures internet, de téléphone, etc. Qui sont d’ailleurs souvent disponibles sur vos comptes en ligne. Par ailleurs, si vous n’avez pas de conflit avec votre fournisseur, il est inutile de conserver ces documents qui ne feraient que remplir vos placards.
En parallèle, tous les documents de plus de 5 ans doivent être automatiquement jetés. Par ailleurs, s’il ne s’agit pas de documents confidentiels, vous pouvez jeter directement tous ces papiers dans la poubelle de tri.
En général, seuls les papiers tels que les contrats de travail, les feuilles de salaire, les documents d’imposition, etc. Sont des papiers à garder à vie.
Étape 3 : passer à l’étape d’organisation
L’organisation des papiers doit être assez simple afin de pouvoir s’y retrouver plus facilement en cas de besoin. Généralement, il est préférable d’opter pour un tri en deux parties :
- D’un côté les papiers à garder à vie sur le long terme.
- D’un autre, les papiers à garder temporairement (comme les factures d’électricité, de gaz, d’eau, les assurances, etc.).
Plusieurs modes de rangement existent ; vous découvrirez cela peu plus bas dans ce guide.
Étape 4 : passer à la dématérialisation dans la foulée
Afin de ne plus recevoir autant de papier, il est vivement conseillé de passer à la dématérialisation. Cela permettra de mettre fin à l’envoi incessant de document papier par voie postale.
Pour ce faire, il sera nécessaire de créer des comptes en ligne, et si cela n’est pas encore fait, de contacter les différentes structures afin de leur signifier votre demande de dématérialisation.
Pour ne plus recevoir de courrier publicitaire et de brochure dont vous n’avez que faire, pensez également à mettre un autocollant « stop pub » sur la boîte aux lettres. Ce type de sticker peut se trouver sans problème en mairie.
Étape 5 : opter pour une routine de tri régulière
Pour ne pas revenir à la case départ, il vaut mieux accorder quelques minutes de son temps chaque jour au tri du courrier plutôt que de le laisser s’accumuler.
Pour optimiser ce tri quotidien sans que cela ne devienne une corvée, il est conseillé de mettre en place 3 boîtes :
- Courrier à traiter rapidement
- Courrier à garder temporairement
- Courrier à garder définitivement
Cela vous permettra d’effectuer un premier tri et de pouvoir ranger ces quelques papiers lors d’un week-end ou lors d’un moment de libre.
Les meilleures options de rangement pour classer ses papiers.
Il existe plusieurs solutions pour classer et ranger ses papiers de façon optimale. En principe, grâce à la dématérialisation, vous devriez recevoir de moins en moins de papier. Néanmoins, voici quelques astuces pratiques pour ranger ceux qui perdureront.
Le traditionnel classeur
Le classeur reste un moyen très pratique de ranger ses papiers. Celui-ci présente en effet de nombreux avantages :
- On peut y consulter ses documents très simplement
- On peut rajouter des documents au fur et à mesure qu’on les classe.
- La capacité de rangement de certains classeurs est assez importante.
- On peut y classer ses documents à l’aide d’intercalaires.
Les pochettes cartonnées
Les pochettes cartonnées à élastiques sont aussi très pratiques pour pouvoir classer ses documents. On peut par exemple utiliser une pochette par type de papier et les retrouver en quelques secondes seulement si besoin.
Attention toutefois à choisir des modèles assez larges, de sorte à pouvoir y classer un bon nombre de documents.
Le porte-revue
Le porte-revue est un système pratique pour ranger ses documents en les glissant simplement dans les pochettes transparentes prévues à cet effet. Là encore, plusieurs couleurs existent, de quoi largement opter pour un coloris par type de papier.
Seul inconvénient de cette méthode, le nombre de vues est généralement limité et lorsqu’elles sont pleines, impossible d’y ajouter des documents supplémentaires.
Attention donc à choisir la capacité qui vous semble la plus adaptée.
Le trieur
Le trieur est un mode de rangement pratique et rapide qui permet de glisser ses papiers dans l’onglet indiqué. C’est donc un type de rangement tout-en-un qui permet de classer tous les documents au même endroit.
Si l’on pouvait trouver un petit bémol au sujet des trieurs, ce serait encore une fois leur capacité limitée.
Les bannettes ou corbeilles à courrier
Ce type de rangement « ouvert » permet de classer ses papiers à traiter. Les bannettes sont idéales pour trier le courrier en semaine avant de le classer définitivement le week-end. Il s’agit donc davantage d’un système de rangement temporaire à utiliser en complément d’un mode de rangement à long terme.
Attention tout de même à ne pas se servir des corbeilles à courrier pour oublier vos bonnes résolutions et y laisser s’entasser le courrier pendant des mois.
Les dossiers suspendus
Les dossiers suspendus sont un autre moyen qui permet de classer ses papiers de façon très efficace. On peut y ranger ses papiers dans des dossiers nominatifs, ce qui représente un moyen très pratique pour s’y retrouver ensuite dans ses classements.
Les dossiers suspendus peuvent rapidement être saturés dans le cas où les papiers à trier abondent. Attention donc à choisir ce mode de rangement uniquement dans le cas où la majorité de vos documents administratifs sont dématérialisés.
La boîte archive
Les boîtes à archives, très utilisées dans l’univers professionnel sont très pratiques pour classer les documents administratifs. Elles sont notamment idéales pour classer les documents à conserver sur une longue durée, et on peut ensuite les stocker dans un placard ou sur une étagère.
Encore une fois, une boîte d’archive dispose d’un volume limité. Par ailleurs, elles ne représentent pas le moyen le plus pratique pour consulter des documents que vous aurez à ressortir fréquemment.
Astuce : il n’est absolument pas obligatoire d’opter pour un unique mode de rangement, au contraire, plusieurs types de rangements peuvent être utilisés pour stocker vos documents. On peut notamment dissocier le rangement des papiers courants, et le rangement des documents annuels en optant respectivement pour un porte-revue et pour un classeur par exemple. L’objectif est de faire comme cela VOUS convient le mieux en fonction de vos habitudes.
Enfin, il ne faudra pas oublier de libeller chacun de vos dossiers et surtout y classer les documents par ordre chronologique, du plus vieux, au plus récent.
Combien de temps faut-il garder ses papiers ?
Chaque type de document doit être conservé en fonction de sa nature. Ces dernières années, les durées de conservation ont beaucoup changé. Il est possible de retrouver toutes les informations à ce sujet sur le site du service public à l’adresse suivante : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/
Ici, vous retrouverez les durées de conservation des documents les plus courants. En cas de doute ou de potentiel litige avec l’émetteur d’un courrier, il est nécessaire de conserver les documents aussi longtemps que nécessaire.
Voici quelques indications de délais pour conserver vos documents :
Documents liés aux revenus
- Les contrats de travail, les bulletins de salaire et les certificats de travail doivent être conservés jusqu’à la liquidation de la retraite.
- Les attestations Pôle Emploi et les échéances d’allocation chômage doivent également être conservées jusqu’à la liquidation de la retraite.
- Les reçus pour solde tout compte doivent être conservés 6 mois.
- Enfin, les bulletins de paiement de retraite doivent être conservés à vie.
Les documents liés aux impôts
Les déclarations de revenus, les avis d’imposition et les justificatifs de déduction fiscale doivent être conservés pendant 3 ans.
Tous les avis d’impôts locaux doivent être conservés pendant 1 an dans la plupart des cas et 3 ans en cas d’exonération, d’abattement ou de dégrèvement.
Les documents liés au logement
- Les factures d’énergie doivent être conservées pendant 5 ans.
- Les factures de téléphone et Internet doivent être conservées pendant 1 an.
- Les titres de propriété doivent être conservés à vie.
- Tous les documents liés à la copropriété doivent être conservés pendant 5 ans.
- Les échéances APL doivent être conservées pendant 2 ans.
- Les contrats de location et documents qui y sont liés doivent être conservés pendant 3 ans après la fin de la location.
- Toutes les factures liées aux travaux d’une habitation doivent être conservées pendant 10 ans pour les gros œuvres et 2 ans pour les petits travaux.
Les documents financiers
- Les relevés de compte et les talons de chèque doivent être conservés pendant 5 ans.
- Les contrats de prêt immobilier ou prêt de consommation doivent être conservés 2 ans après règlement de la dernière échéance.
Les documents de santé
- Les ordonnances doivent être conservées pendant 1 an en règle générale (à l’exception de 5 ans pour les lunettes et à vie pour les audioprothèses).
- Les carnets de santé et de vaccination, les cartes de groupe sanguin doivent être conservés à vie.
- Tous les certificats médicaux, les comptes-rendus d’examen et les radios doivent être conservés selon l’avis de votre médecin.
- Les cartes de mutuelles et les demandes de remboursement doivent être conservées 2 ans dans la plupart des cas, mais cela peut varier selon l’organisme de santé.
Les documents familiaux
Tous les documents familiaux tels que les livrets de famille, les actes notariés, les actes d’état-civil, les contrats de mariage, etc. Doivent être conservés à vie.
Les documents d’assurance
- Les documents d’assurance-vie doivent être conservés pendant 10 ans.
- Les contrats d’assurance classique, jusqu’à 2 ans après la fin du contrat.
- Tous les courriers autres provenant de votre assurance doivent être conservés pendant 2 ans.
Les documents automobiles
Tous les documents liés à l’achat, à l’utilisation ou à la réparation d’un véhicule doivent être conservés pendant toute la durée de possession du véhicule et 2 ans après la revente.
