¿Se te acumula el papeleo y no sabes qué hacer? Que no cunda el pánico: esta completa guía le ayudará a ordenar sus papeles, guardarlos y convertirse en un auténtico profesional de la organización.
Hay algunos consejos sencillos que le ayudarán a organizar su papeleo, ya sean facturas, recibos, certificados o cualquier otra cosa.
En cualquier caso, no hay por qué preocuparse, no es usted la única persona que tiene años y años de archivos desordenados en sus armarios, o cartas aún sin abrir por toda la casa.
Con un poco de fuerza de voluntad, paciencia y los consejos adecuados, es perfectamente posible recuperar la tranquilidad y guardar los papeles de una vez por todas.
¿Está preparado? Pues manos a la obra.
Ordenar los papeles es posible.
Ante todo, es importante saber que, cuando decidas ordenar y guardar tus papeles, tienes que hacerlo con la cabeza despejada y planear dedicarle varias horas. El objetivo es hacerlo todo de una sola vez.
Ahora es el momento de pasar a la acción. Para ello, deberás ser riguroso y organizado, y proceder en varias etapas.
Etapa 1: Reunir en un solo lugar todos los papeles que hay que clasificar.
Reunir todos los papeles que hay que clasificar es una necesidad. Atrás quedaron los días en los que había montones de papeles y sobres por toda la casa, ahora están todos ahí y listos para ser clasificados. Para no perder el tiempo, es conveniente dar una vuelta por la casa y comprobar que no queda nada tirado por ahí, en cajones, en la encimera de la cocina o en cualquier otro sitio.
En esta fase, ya es posible hacer una primera clasificación separando los papeles administrativos de los papeles como postales, dibujos de los niños, recuerdos, etc., que deben colocarse en una caja de almacenaje. Estos últimos deben colocarse en una caja de recuerdos y dejarse a un lado.
De momento, sólo nos interesan los papeles administrativos.
Etapa 2: Clasificar los papeles «para guardar» y «para tirar
Esta segunda etapa es el momento de revisar cada papel uno por uno, para decidir si lo conservamos o no.
En esta fase, no dudes en tirar los papeles que no necesites, como las facturas de Internet o de teléfono. Suelen estar disponibles en tus cuentas online. Es más, si no tienes un litigio con tu proveedor, no tiene sentido que guardes esos documentos, pues sólo llenarán tus armarios.
Al mismo tiempo, todos los documentos que tengan más de 5 años deben tirarse automáticamente. Sin embargo, si no son documentos confidenciales, puedes tirarlos directamente al cubo de la basura.
En general, sólo deben conservarse de por vida papeles como contratos de trabajo, nóminas, documentos fiscales, etc. Son papeles que deben conservarse de por vida.
Paso 3: Pasar a la fase de organización
Organizar tus papeles debe ser bastante sencillo, para que puedas encontrarlos más fácilmente cuando los necesites. En general, lo mejor es optar por un sistema de clasificación en dos partes:
- Por un lado, los papeles que hay que conservar de por vida a largo plazo.
- Por otro, los papeles que hay que conservar temporalmente (facturas de electricidad, gas, agua, seguros, etc.).
Hay varias formas de guardarlos, que descubrirás un poco más adelante en esta guía.
Paso 4: Olvídate del papel desde el principio
Para dejar de recibir tanto papel, le aconsejamos encarecidamente que se deshaga de él. Así acabará con el envío incesante de documentos en papel por correo.
Para ello, tendrá que crear cuentas en línea y, si aún no lo ha hecho, ponerse en contacto con las distintas organizaciones para informarles de su petición de dejar de recibir papel.
Para dejar de recibir correo publicitario y folletos que no desea, también debería considerar la posibilidad de colocar una pegatina «stop pub» en su buzón. Este tipo de pegatina se puede conseguir fácilmente en el ayuntamiento.
Paso 5: Opte por una rutina de clasificación regular
Para no volver al principio, es mejor dedicar unos minutos al día a clasificar el correo en lugar de dejarlo acumularse.
Para optimizar esta clasificación diaria sin que se convierta en una tarea pesada, es aconsejable establecer 3 buzones:
- Correo para procesar rápidamente
- Correo para almacenamiento temporal
- Correo para conservar permanentemente
Así podrá clasificar el correo y guardarlo el fin de semana o cuando tenga tiempo libre.
Las mejores opciones para archivar papeles.
Existen varias soluciones para archivar y guardar papeles de la mejor manera posible. En principio, gracias a la desmaterialización, debería recibir cada vez menos papel. No obstante, aquí tienes algunos consejos prácticos para almacenar el papel que perdurará.
El archivador tradicional
El archivador sigue siendo una forma muy práctica de almacenar papeles. Tiene una serie de ventajas:
- Puedes consultar tus documentos muy fácilmente
- Puedes ir añadiendo documentos a medida que los archivas.
- Algunos archivadores tienen una gran capacidad de almacenamiento.
- Los documentos se pueden archivar utilizando separadores.
Bolsillos de cartón
Los bolsillos de cartón con bandas elásticas también son muy prácticos para archivar documentos. Por ejemplo, puede utilizar un bolsillo para cada tipo de papel y encontrarlos en pocos segundos si lo necesita.
Eso sí, procura elegir modelos lo suficientemente grandes como para que quepan un buen número de documentos.
Revisteros
El revistero es una forma práctica de guardar documentos simplemente deslizándolos en los bolsillos transparentes que incorpora. Una vez más, hay varios colores entre los que elegir, por lo que es buena idea escoger un color para cada tipo de papel.
El único inconveniente de este método es que el número de vistas suele ser limitado, y una vez llenos los bolsillos es imposible añadir documentos adicionales.
Así que ten cuidado de elegir la capacidad que más te convenga.
El clasificador
El clasificador es una forma práctica y rápida de almacenar documentos, ya que permite deslizarlos en la pestaña indicada. Es una solución de almacenamiento «todo en uno» que mantiene todos tus documentos en un mismo lugar.
Si hay un inconveniente de los clasificadores, es su capacidad limitada.
Bandejas o bandejas para cartas
Este tipo de almacenamiento «abierto» te permite archivar tus papeles para procesarlos. Las papeleras son ideales para clasificar el correo durante la semana antes de guardarlo definitivamente el fin de semana. Por tanto, son más bien un sistema de almacenamiento temporal, que se utiliza como complemento del almacenamiento a largo plazo.
Pero ten cuidado de no utilizar las bandejas de cartas para olvidar tus buenos propósitos y dejar que el correo se acumule en ellas durante meses.
Carpetas colgantes
Las carpetas colgantes son otra forma muy eficaz de archivar papeles. Puedes guardar tus papeles en carpetas con nombre, una forma muy práctica de orientarte en el sistema de archivo.
Los archivadores colgantes pueden sobrecargarse rápidamente si hay mucho papel que clasificar. Por lo tanto, tenga cuidado de elegir este método de almacenamiento sólo si la mayoría de sus documentos administrativos son en papel.
La caja de archivo
Las cajas de archivo, muy utilizadas en el mundo profesional, son muy prácticas para archivar documentos administrativos. Son ideales para archivar documentos que deben conservarse durante mucho tiempo, y luego pueden guardarse en un armario o en una estantería.
Una vez más, una caja de archivo tiene un volumen limitado. Además, no son la forma más práctica de consultar documentos que tendrás que sacar con frecuencia.
Consejo: no es necesario optar por un único método de almacenamiento; al contrario, puedes utilizar varios tipos de almacenamiento para guardar tus documentos. En concreto, puedes separar el almacenamiento de documentos actuales del almacenamiento de documentos anuales optando por un revistero y un archivador respectivamente, por ejemplo. El objetivo es hacer lo que más le convenga a USTED, en función de sus hábitos.
Por último, no olvide etiquetar cada uno de sus archivos y, sobre todo, archive los documentos por orden cronológico, del más antiguo al más reciente.
¿Cuánto tiempo debo conservar mis documentos?
Cada tipo de documento debe conservarse en función de su naturaleza. En los últimos años, los plazos de conservación han cambiado considerablemente. Puede encontrar toda la información al respecto en el sitio web del servicio público en la siguiente dirección: https: //www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/.
Aquí encontrará los periodos de conservación de los documentos más comunes. En caso de duda o posible litigio con el remitente de una carta, es necesario conservar los documentos el tiempo que sea necesario.
Estas son algunas pautas sobre el tiempo que debe conservar sus documentos:
Documentos relacionados con los ingresos
- Los contratos de trabajo, las nóminas y los certificados de trabajo deben conservarse hasta que se liquide su pensión.
- Los certificados de Pôle Emploi y los pagos fraccionados del subsidio de desempleo también deben conservarse hasta la jubilación.
- Los recibos de fin de carrera deben conservarse durante 6 meses.
- Por último, los recibos de pago de la pensión deben conservarse de por vida.
Documentos fiscales
Las declaraciones de la renta, las notificaciones fiscales y los justificantes de las retenciones fiscales deben conservarse durante 3 años.
Todas las notificaciones de impuestos locales deben conservarse 1 año en la mayoría de los casos y 3 años en caso de exención, reducción o bonificación.
Documentos relativos a la vivienda
- Las facturas de energía deben conservarse 5 años.
- Las facturas de teléfono e Internet deben conservarse 1 año.
- Los títulos de propiedad deben conservarse de por vida.
- Todos los documentos de copropiedad deben conservarse durante 5 años.
- Las cuotas de la APL deben conservarse durante 2 años.
- Los contratos de arrendamiento y los documentos relacionados deben conservarse durante 3 años tras la finalización del arrendamiento.
- Todas las facturas relativas a las obras de un inmueble deben conservarse durante 10 años para las obras importantes y 2 años para las obras menores.
Documentos financieros
- Los extractos bancarios y los talonarios de cheques deben conservarse 5 años.
- Los contratos de vivienda y de préstamo al consumo deben conservarse 2 años después del pago del último plazo.
Documentos sanitarios
- Por lo general, las recetas médicas deben conservarse durante 1 año (con la excepción de 5 años para las gafas y de por vida para los audífonos).
- Los registros sanitarios y de vacunación y las tarjetas de grupo sanguíneo deben conservarse de por vida.
- Todos los certificados médicos, informes de exámenes y radiografías deben conservarse según las indicaciones de su médico.
- Las tarjetas de la mutua y las solicitudes de reembolso deben conservarse 2 años en la mayoría de los casos, pero esto puede variar según la organización sanitaria.
Documentos familiares
Todos los documentos familiares, como el libro de familia, las actas notariales, los documentos de estado civil, los contratos matrimoniales, etc., deben conservarse de por vida. Deben conservarse de por vida.
Documentos de seguro
- Los documentos de seguros de vida deben conservarse durante 10 años.
- Los contratos de seguros clásicos, hasta 2 años después de la finalización del contrato.
- El resto de la correspondencia de su compañía de seguros debe conservarse durante 2 años.
Documentos del coche
Todos los documentos relativos a la compra, uso o reparación de un vehículo deben conservarse mientras sea propietario del vehículo y durante 2 años después de la reventa.
