Die Papiere stapeln sich und Sie wissen nicht mehr, was Sie tun sollen? Keine Sorge, mit diesem umfassenden Ratgeber können Sie Abhilfe schaffen, Ihre Papiere sortieren und ordnen und so zu einem echten Organisationsprofi werden.
Es gibt nämlich ein paar einfache Tricks, mit denen Sie Ihre Papiere erfolgreich organisieren können, egal ob es sich dabei um Rechnungen, Quittungen, Bescheinigungen usw. handelt.
In jedem Fall brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen, denn Sie sind nicht die einzige Person, die jahrelang unordentliche Archive in ihren Schränken hat oder mehrere noch verschlossene Briefe im ganzen Haus herumliegen hat.
Mit etwas Willenskraft, Geduld und ein paar guten Tricks ist es durchaus möglich, wieder Ruhe in Ihr Leben zu bringen und Ihre Papiere ein für alle Mal aufzuräumen.
Sind Sie bereit? Dann kann es losgehen!
Sortieren und ordnen Sie Ihre Papiere – es ist möglich!
Zunächst einmal ist es wichtig zu wissen, dass man, wenn man sich dazu entschließt, seine Papiere zu sortieren und zu ordnen, dies in aller Ruhe tun und mehrere Stunden dafür einplanen sollte. Das Ziel ist es, alles auf einmal zu schaffen.
Jetzt kann man zur Tat schreiten. Dafür müssen Sie gründlich sein, gut organisieren und in mehreren Schritten vorgehen.
Schritt 1: Sammeln Sie alle zu sortierenden Papiere an einem Ort.
Das Sammeln von Papier ist eine Notwendigkeit. Vorbei sind die Zeiten, in denen haufenweise Papier und Umschläge in allen Ecken des Hauses herumlagen, jetzt sind sie alle da und bereit, sortiert zu werden. Um keine Zeit zu verlieren, sollten Sie einen Rundgang durch das Haus machen und sich vergewissern, dass nichts mehr herumliegt, weder in den Schubladen, noch auf der Küchentheke oder sonst wo.
In diesem Stadium können Sie bereits eine erste Auswahl treffen, indem Sie Verwaltungspapiere von Postkarten, Kinderzeichnungen, Erinnerungsstücken usw. trennen. Diese gehören in eine Erinnerungsbox, die Sie beiseite stellen sollten.
Was uns im Moment interessiert, sind nur die Verwaltungspapiere.
Schritt 2: Sortieren Sie die „aufzubewahrenden“ und „wegzuwerfenden“ Papiere.
In diesem zweiten Schritt sollten Sie sich jedes Papier einzeln ansehen, um zu entscheiden, ob Sie es aufbewahren sollten oder nicht.
Bei diesem Schritt sollten Sie nicht zögern, unnötige Papiere wie Internet- und Telefonrechnungen usw. zu entsorgen. Diese sind übrigens häufig auf Ihren Online-Konten verfügbar. Wenn Sie keinen Konflikt mit Ihrem Anbieter haben, müssen Sie diese Dokumente nicht aufbewahren, da sie nur Ihre Schränke füllen würden.
Parallel dazu sollten alle Dokumente, die älter als fünf Jahre sind, automatisch entsorgt werden. Wenn es sich übrigens nicht um vertrauliche Dokumente handelt, können Sie all diese Papiere direkt in die Mülltrennung werfen.
Generell gilt, dass nur Papiere wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Steuerunterlagen etc. sind Papiere, die man ein Leben lang aufbewahren sollte.
Schritt 3: Gehen Sie zum Schritt der Organisation über.
Die Organisation der Papiere sollte recht einfach sein, damit Sie sich im Bedarfsfall leichter zurechtfinden können. In der Regel ist es am besten, sich für eine Sortierung in zwei Teile zu entscheiden:
- Auf der einen Seite die Papiere, die langfristig und lebenslang aufbewahrt werden sollen.
- Auf der anderen Seite die Papiere, die nur vorübergehend aufbewahrt werden sollen (wie Strom-, Gas- und Wasserrechnungen, Versicherungen usw.).
Es gibt verschiedene Arten der Aufbewahrung, die Sie weiter unten in diesem Leitfaden kennen lernen werden.
Schritt 4: Gehen Sie gleich zur Papierlosigkeit über.
Um nicht mehr so viel Papier zu erhalten, ist es sehr empfehlenswert, auf papierlose Verfahren umzusteigen. Dadurch wird das ständige Versenden von Papierdokumenten auf dem Postweg beendet.
Um dies zu erreichen, müssen Sie Online-Konten einrichten und, falls Sie dies noch nicht getan haben, die verschiedenen Strukturen kontaktieren, um ihnen Ihren Wunsch nach papierlosem Versand mitzuteilen.
Um keine Werbepost und Broschüren mehr zu erhalten, die Sie nicht brauchen, sollten Sie auch daran denken, einen Stopp-Werbeaufkleber an Ihrem Briefkasten anzubringen. Solche Aufkleber sind problemlos im Rathaus erhältlich.
Schritt 5: Entscheiden Sie sich für eine regelmäßige Sortierroutine.
Um nicht wieder am Anfang zu stehen, ist es besser, jeden Tag ein paar Minuten seiner Zeit für das Sortieren der Post aufzuwenden, als sie sich ansammeln zu lassen.
Um das tägliche Sortieren zu optimieren, ohne dass es zur lästigen Pflicht wird, empfiehlt es sich, drei Boxen einzurichten:
- Post, die schnell bearbeitet werden muss
- Post, die vorübergehend aufbewahrt werden soll
- Post, die endgültig aufbewahrt werden muss.
So können Sie eine erste Sortierung vornehmen und die wenigen Papiere an einem Wochenende oder in einer freien Minute wegräumen.
Die besten Aufbewahrungsmöglichkeiten, um Ihre Papiere zu ordnen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Ihre Papiere optimal sortieren und aufbewahren können. Grundsätzlich sollten Sie dank der Digitalisierung immer weniger Papier erhalten. Dennoch finden Sie hier einige praktische Tipps zur Aufbewahrung derjenigen, die noch Bestand haben werden.
Der traditionelle Ordner
Der Aktenordner ist immer noch eine sehr praktische Art, Papier aufzubewahren. Der Ordner hat viele Vorteile:
- Man kann seine Dokumente ganz einfach darin nachschlagen.
- Man kann Dokumente nach und nach hinzufügen, wenn man sie abheftet.
- Manche Ordner haben ein großes Fassungsvermögen.
- Man kann seine Dokumente mit Hilfe von Trennblättern ordnen.
Die Papphüllen
Kartonhüllen mit Gummibändern sind ebenfalls sehr praktisch, um seine Dokumente abheften zu können. So kann man z. B. für jede Papierart eine Hülle verwenden und sie bei Bedarf in Sekundenschnelle wiederfinden.
Achten Sie jedoch darauf, dass die Taschen groß genug sind, damit Sie eine große Anzahl von Dokumenten einsortieren können.
Der Zeitschriftenhalter
Der Zeitschriftenhalter ist ein praktisches System, mit dem Sie Ihre Dokumente aufbewahren können, indem Sie sie einfach in die dafür vorgesehenen Klarsichthüllen stecken. Auch hier gibt es verschiedene Farben, so dass Sie sich für jede Papierart eine eigene Farbe aussuchen können.
Der einzige Nachteil dieser Methode ist, dass die Anzahl der Ansichten in der Regel begrenzt ist, und wenn sie voll sind, können keine weiteren Dokumente hinzugefügt werden.
Achten Sie also darauf, dass Sie die Kapazität wählen, die Ihnen am geeignetsten erscheint.
Der Sortierer
Der Sortierer ist eine praktische und schnelle Art der Aufbewahrung, bei der die Papiere in den angegebenen Reiter geschoben werden. Es handelt sich also um eine All-in-One-Aufbewahrungsart, die es ermöglicht, alle Dokumente an einem Ort zu ordnen.
Wenn es einen kleinen Wermutstropfen bei den Sortierern gibt, dann ist es wieder einmal ihre begrenzte Kapazität.
Ablagekörbe oder Briefkörbe
Diese Art der „offenen“ Aufbewahrung ermöglicht es Ihnen, Ihre zu bearbeitenden Papiere zu ordnen. Sie sind ideal, um die Post unter der Woche zu sortieren, bevor sie am Wochenende endgültig abgelegt wird. Es handelt sich also eher um ein temporäres Aufbewahrungssystem, das zusätzlich zu einer langfristigen Aufbewahrungsmethode verwendet werden sollte.
Achten Sie jedoch darauf, dass Sie die Briefkörbe nicht dazu benutzen, Ihre guten Vorsätze zu vergessen und die Post monatelang darin zu stapeln.
Hängemappen
Hängemappen sind ein weiteres Mittel, mit dem man seine Papiere sehr effizient ordnen kann. Hier kann man seine Papiere in Namensordnern ablegen, was ein sehr praktisches Mittel darstellt, um sich später in seiner Ablage zurechtzufinden.
Hängemappen können schnell überfüllt sein, wenn es viele Papiere zu sortieren gibt. Achten Sie also darauf, dass Sie diese Art der Aufbewahrung nur dann wählen, wenn die meisten Ihrer Verwaltungsdokumente papierlos sind.
Die Archivbox
Archivboxen, die in der Berufswelt häufig verwendet werden, sind sehr praktisch, um Verwaltungsdokumente zu ordnen. Sie sind vor allem ideal, um Dokumente, die über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden sollen, zu ordnen, und man kann sie dann in einem Schrank oder auf einem Regal lagern.
Auch hier gilt: Eine Archivbox hat nur ein begrenztes Volumen. Außerdem sind sie nicht der bequemste Weg, um Dokumente zu sichten, die Sie häufig wieder hervorholen müssen.
Tipp: Sie müssen sich nicht unbedingt für eine einzige Aufbewahrungsart entscheiden, sondern können auch mehrere Arten der Aufbewahrung für Ihre Dokumente verwenden. Sie können zum Beispiel die Aufbewahrung von gewöhnlichen Papieren von der Aufbewahrung von Jahresdokumenten trennen, indem Sie sich für einen Zeitschriftenständer und einen Ordner entscheiden. Das Ziel ist es, so vorzugehen, wie es IHNEN am besten passt und Ihren Gewohnheiten entspricht.
Schließlich sollten Sie nicht vergessen, jeden Ordner zu beschriften und vor allem die Dokumente chronologisch vom ältesten bis zum neuesten Dokument abzulegen.
Wie lange sollte man seine Papiere aufbewahren?
Jede Art von Dokument muss entsprechend ihrer Art aufbewahrt werden. In den letzten Jahren haben sich die Aufbewahrungsfristen stark verändert. Man kann alle Informationen zu diesem Thema auf der Website des öffentlichen Dienstes unter https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/ finden.
Hier finden Sie die Aufbewahrungsfristen für die gängigsten Dokumente. Im Falle von Zweifeln oder potenziellen Streitigkeiten mit dem Absender eines Schreibens ist es notwendig, die Dokumente so lange wie nötig aufzubewahren.
Hier finden Sie einige Hinweise auf Fristen für die Aufbewahrung Ihrer Dokumente :
Einkommensbezogene Dokumente
- Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Arbeitszeugnisse müssen bis zur Auszahlung der Rente aufbewahrt werden.
- Bescheinigungen des Arbeitsamtes und Fälligkeiten des Arbeitslosengeldes müssen ebenfalls bis zum Renteneintritt aufbewahrt werden.
- Quittungen über den Kontostand müssen sechs Monate lang aufbewahrt werden.
- Schließlich müssen die Rentenauszahlungsscheine lebenslang aufbewahrt werden.
Dokumente im Zusammenhang mit Steuern
Einkommensteuererklärungen, Steuerbescheide und Belege für Steuerabzüge müssen drei Jahre lang aufbewahrt werden.
Alle Bescheide über lokale Steuern müssen in den meisten Fällen 1 Jahr lang aufbewahrt werden, bei Steuerbefreiung, -ermäßigung oder -nachlass 3 Jahre lang.
Dokumente im Zusammenhang mit der Wohnung
- Energierechnungen müssen 5 Jahre lang aufbewahrt werden.
- Telefon- und Internetrechnungen müssen 1 Jahr lang aufbewahrt werden.
- Eigentumsurkunden müssen lebenslang aufbewahrt werden.
- Alle Dokumente im Zusammenhang mit dem Miteigentum müssen 5 Jahre lang aufbewahrt werden.
- APL-Raten müssen 2 Jahre lang aufbewahrt werden.
- Mietverträge und damit zusammenhängende Dokumente müssen nach Beendigung des Mietverhältnisses 3 Jahre lang aufbewahrt werden.
- Alle Rechnungen im Zusammenhang mit Arbeiten an einem Haus müssen 10 Jahre lang für größere Arbeiten und 2 Jahre lang für kleinere Arbeiten aufbewahrt werden.
Finanzielle Unterlagen
- Kontoauszüge und Scheckabschnitte müssen 5 Jahre lang aufbewahrt werden.
- Darlehensverträge für Immobilien oder Verbraucherkredite müssen 2 Jahre nach Zahlung der letzten Rate aufbewahrt werden.
Gesundheitsbezogene Dokumente
- Rezepte müssen in der Regel 1 Jahr lang aufbewahrt werden (mit Ausnahme von 5 Jahren für Brillen und lebenslang für Hörgeräte).
- Gesundheits- und Impfbücher sowie Blutgruppenausweise müssen lebenslang aufbewahrt werden.
- Alle ärztlichen Bescheinigungen, Untersuchungsprotokolle und Röntgenbilder müssen nach Anweisung Ihres Arztes aufbewahrt werden.
- Krankenkassenkarten und Erstattungsanträge müssen in den meisten Fällen 2 Jahre lang aufbewahrt werden, dies kann jedoch je nach Krankenkasse variieren.
Die Familiendokumente
Alle Familiendokumente wie Familienstammbücher, notarielle Urkunden, Personenstandsurkunden, Eheverträge usw. müssen aufbewahrt werden. Müssen lebenslang aufbewahrt werden.
Dokumente von Versicherungen
- Lebensversicherungsunterlagen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
- Klassische Versicherungsverträge bis zu 2 Jahre nach Vertragsende.
- Alle anderen Schreiben, die von Ihrer Versicherung stammen, müssen 2 Jahre lang aufbewahrt werden.
Dokumente aus dem Automobilbereich
Alle Dokumente im Zusammenhang mit dem Kauf, der Nutzung oder der Reparatur eines Fahrzeugs müssen während der gesamten Besitzzeit des Fahrzeugs und 2 Jahre nach dem Weiterverkauf aufbewahrt werden.
